相較傳統「一個蘿蔔一個坑」，自由座位模式下，每個員工都沒有固定座席，到班後想坐哪裡就坐哪裡，不只讓辦公室座位可以做更有效率地應用，每天不同的員工相互交流，也有助於企業內部激盪出不同火花，被視為對企業和員工都將帶來正向循環。
座位自己挑，降低壓力且增加交流
企業認為，打破「固定」的自由座位模式，可以降低員工壓力，同時又能精進員工的實力。過往座位固定時，總是會有坐的離老闆、上司近和進入他們視線死角的人，若位子採輪流制，不會有固定坐在主管「眼前」的人，可以輪流降低工作壓力，剛好輪到在上司旁邊時，又能透過適時督促提升戰力。自由座位不只讓大家能輪流做窗邊使工作時心情愉悅，也能避免坐在討厭的同事旁邊，讓工作更順暢。
如果是需創意思考的工作，每天旁邊坐不同的人，彼此之間更容易交換意見相互討論，透過激盪發想更多點子；「自由座位」也讓組織內的橫向溝通比以往更順利，同時間負責相同專案的跨部門員工，就能自由地坐一起，甚至直接在座位上開起小會，不但節省時間，空出會議室後也能讓空間做更有效率的應用。
少了固定的座位，組織運作可以更彈性，不用被既有辦公區域架構綁死。過往固定辦公室時，每個區域坐多少人都要事先決定好，當部門要擴編而位子塞不下時，就會產生問題。若是採自由座位的配置，今天業務部 20 人、研發部 10 人，明天變成業務部 10 人、研發部 20 人通通沒問題。
空間運用最大化，降低辦公室營運成本
透過自由座位模式，不只人員交流更頻繁且規劃更彈性，對公司來說也能節省支出。自由座位讓辦公室器具能夠最簡單化，不用再幫每個座位配置主機和螢幕，每人只需一台筆電就可以辦公。部分辦公室非必要硬體例如繪圖板等，就能用「租借」模式輪流使用。
沒有了固定位子，座位上無法擺放個人物品，可以讓辦公室看起來更整齊，員工為了便於移動，紙張的影印量和耗材的使用量也會相對減少，「公用耗材」如剪刀、膠帶也能避免被同一個人占用，省錢又環保。每天離開座位時員工必須清理座位給下一位使用者，也節省了清潔成本。
隨著混合辦公錯開了進入辦公室的時間，若再交互搭配自由座位模式，一間辦公室就可以只配置員工數8成的座位數，甚至可以找稍小一點的辦公室，降低租金成本，或是讓空間運用更有效率，例如把省下來的座位當作會議室或交誼廳，甚至單純擴大個人座位空間，都能讓員工辦公起來更舒服。
管理難度提升，可仰賴系統輔助
不過，採取自由座位可能會讓管理變得困難。雖然組織內的橫向溝通會增加，然而在垂直溝通相較以往，就會沒那麼容易。過往長官下屬坐在同一區，交談相當方便，今天兩人可能分別坐在辦公室的彼端，上司無法確定他有沒有來或現在是否在座位，甚至根本找不到下屬坐在那裡。
要讓公司內誰坐哪一目了然，企業可以運用試算表工具，建立一套「座位表單」，要求員工在上班前先填今天是否進入辦公室，以及預計入座的位子，不只上司容易找到人，不同部門的人要「橫向溝通」時，也能快速找到對方。
自由座位模式希望透過每天不同的鄰居，讓大家可以交換意見，然而這樣最怕好不容易將大家打散，卻因為怕跨出「舒適圈」，最後還是同部門熟悉的好友同事坐一起而功虧一簣。
對此，日本解決方案公司 SIOS 開發出一套「YourDesk」系統，讓員工可以在選擇就座的日期和時間且按下「隨機」按鈕後，自動幫其選擇座位，甚至還能指定「靠窗」、「分區」等條件，減少了選座的時間和心理負擔，即使是每次傾向坐同一個座位上的人，也能輕鬆換座、解決選擇障礙。YourDesk 使用時有靈活性，且不是單純抽籤或用部門劃分區域，近期相當受到自由座位模式的企業歡迎。
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※本文授權自未來商務，原文見此。
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