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不必全員天天進公司、縮小主管辦公室⋯⋯國泰金為何花近一年「打底」,改造千坪空間?

不必全員天天進公司、縮小主管辦公室⋯⋯國泰金為何花近一年「打底」,改造千坪空間?
撰文: 經理人/吳美欣     分類:S社會責任     圖檔來源:國泰金控辦公室 攝影 / 侯俊偉 日期:2023-02-10

這次採訪國泰金控,走訪了他們的數位數據暨科技發展中心、數據生態營運部的松仁大樓,以及後勤單位的仁愛大樓。2 棟大樓分別占地約 600 坪與 300 坪,有趣的是,在這將近 1000 坪的空間中,你幾乎看不見有隔板的個人座位。

「這裡不像傳統金融業,辦公空間是開放式的、公共空間也比較多。」國泰金控副總經理翁德雁說。

1000 坪空間大改造!國泰金控花近一年「打底」,顛覆傳統工作模式

 

國泰金控的辦公室改造,始於 2019 年,搭配集團數位轉型計畫,希望打造方便協作、溝通的辦公環境。但金融業分工細緻,空間亦如此,「辦公模式就是在 cubicle(小隔間)裡面,做自己的事,」會議空間也少,同仁為了借會議室,往往要四處喬時間與人數,「我們覺得這樣的工作模式必須改變,我們想做的是,每個地方都是你的辦公室,走到哪裡都可以辦公。」

 

但是把空間打開,其實是打破長久以來的工作習慣,「有些人覺得為什麼要打開?我講話會吵人,別人講話會吵到我,怎麼辦?」行政管理部協理翁少玲說,改造不是建完就請同事搬進來工作,而是在過程必須不斷跟同仁溝通、尋求意見、認同跟支持。「不只是把辦公室變新、變漂亮,我也希望這就是一個轉型文化的推動過程。」

 

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2020 年,國泰金控花了將近一年「打底」,包括換發筆電、啟用內部通訊軟體、改善線上簽核流程、各項行政作業線上化等。


為此,他們訪談每一個部門的需求,蒐集在新的職場、新的工作型態之下,「員工的工作效率、跟主管與同事的互動有沒有受影響,每個月都要了解,」負責辦公室改造專案的同仁說。主管也是溝通對象,「要跟主管溝通理念、為什麼要做這件事情,在未來職場上可以給他們什麼樣的功能、達到什麼樣目標?」

 

縮小主管辦公室、把窗戶留給員工,增加同仁互動機會


最後,他們縮小主管辦公室近一半坪數、把空間留給同仁與會議室;也把主管辦公室搬到深處,原本留給主管的窗戶,改為留給員工;主管為了喘口氣,一定會走出辦公室、經過員工座位區,透過環境設計,增加互動機會。

 

現在的空間中,擁有大量的開放討論區、四處可見的白版,牆面、柱子、會議的門板,都置有白板與白板筆,可隨時書寫與討論,「有時候臨時性討論,不需要借會議室,抓個人就可以討論。」國泰金控數位數據暨科技發展中心同事說。

 

他們也加強隔音,在仁愛大樓走道 2 側天花板設隔音棉,以及沙發隔間,「同時兼顧開放與隱私 2 種需求」,翁德雁說。

 

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圖例說明:➊ 取國泰金控的企業標誌,松仁大樓以「中心樹」的概念,設計開放空間,約可容納 200~300 人;➋ 中心樹四周設有投影螢幕與白板,可作為聚會或教育訓練場所;➌ 部分辦公室刻意使用圓桌,與會者更容易參與討論,並安裝可同步連線的視訊設備與收音孔,能即時捕捉說話者的鏡頭與聲音;➍ 增加許多白板與公共討論空間,更便於同仁協作,此為仁愛大樓的公共空間。攝影 / 侯俊偉
 

不必全員天天進公司!混合辦公下,翁少玲:主管能力也要進化

 

2021 年,因新冠疫情三級警戒,國泰金控順勢推行混合辦公,同仁未必需要天天進辦公室,疫後,各單位依然能按業務性質,選擇天天進辦公室,或者輪流在家辦公,將決定權下放給部門主管與同仁。

 

「以前一個人一個位置,大家朝九晚五,在主管的眼皮子底下,其實是比較簡單的,」現在,部分單位改成混合辦公,「主管能力也要進化」,翁少玲說。他們也鼓勵主管要增加與員工對話的頻率、擬定明確目標,了解員工的能力發展、職涯想法;透過正式或非正式聚會,增加員工與員工之間的連結感。而混合辦公意想不到的好處在於,以前辦實體講座,容納人數有限,但現在可以實體混合線上,擴及的人數大幅增加。

 

➎ 設有臥榻,同仁可在臥榻上休憩或飲食;❻ 仁愛大樓改造的重點之一,在於縮小主管空間、把窗邊風景留給同仁,設置高腳椅區,同仁可自由使用。攝影 / 侯俊偉



經過這幾年的努力,國泰金控的組織氣氛也不一樣了,「有次我去別層樓,看到他們在白板上寫得密密麻麻,說實話真的蠻感動的,有達到預期希望的,隨時隨地有任何想法、隨時討論、交流。」負責改造辦公室的同仁說。當主管能信任員工、員工能認同企業,主管就不需要天天盯著員工,職場氣氛也能更彈性。

 

➐ 為避免聲音嘈雜,設置具有隔間的沙發座位,提供安靜辦公的空間,走道兩側天花板亦裝有吸音棉;➑ 彈性會議室,特別設計為可多人座的形式,可以個人使用、也可用於主管與員工晤談,或不同棟大樓員工來訪時使用;➒ 仁愛大樓採 3 班混合辦公制,將座位數降為原本的 70% 左右,可拉開座位間距、保持開闊;➓ 松仁大樓是數位部門聚集處,不少部門會用高腳桌開站會,加速會議進程。攝影 / 侯俊偉



小檔案|國泰金控


簡介:2001 年成立,旗下包括人壽、銀行、產險、證券、投信、投顧、創投等子公司。2019 年集團啟動數位轉型計畫,經過員工意見調查,希望從環境、設備、文化等多面向,打造更利於協作、溝通、效率的辦公環境。2020 年起改善各項軟硬體、系統等工具,同年 12 月改裝辦公室,因疫情混合辦公,2021 年後新辦公室陸續完工。


辦公室坪數:松仁大樓約 600 坪、仁愛大樓 2 樓層約 600 坪(簡稱松仁與仁愛)。


座位數:松仁約 210 席、仁愛約 175 席。


員工人數:松仁約 200 人、仁愛約 260 人。

 

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※本文授權自經理人,原文見此

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