不必全員天天進公司、縮小主管辦公室⋯⋯國泰金為何花近一年「打底」，改造千坪空間？

1000 坪空間大改造！國泰金控花近一年「打底」，顛覆傳統工作模式

國泰金控的辦公室改造，始於 2019 年，搭配集團數位轉型計畫，希望打造方便協作、溝通的辦公環境。但金融業分工細緻，空間亦如此，「辦公模式就是在 cubicle（小隔間）裡面，做自己的事，」會議空間也少，同仁為了借會議室，往往要四處喬時間與人數，「我們覺得這樣的工作模式必須改變，我們想做的是，每個地方都是你的辦公室，走到哪裡都可以辦公。」

但是把空間打開，其實是打破長久以來的工作習慣，「有些人覺得為什麼要打開？我講話會吵人，別人講話會吵到我，怎麼辦？」行政管理部協理翁少玲說，改造不是建完就請同事搬進來工作，而是在過程必須不斷跟同仁溝通、尋求意見、認同跟支持。「不只是把辦公室變新、變漂亮，我也希望這就是一個轉型文化的推動過程。」

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2020 年，國泰金控花了將近一年「打底」，包括換發筆電、啟用內部通訊軟體、改善線上簽核流程、各項行政作業線上化等。

為此，他們訪談每一個部門的需求，蒐集在新的職場、新的工作型態之下，「員工的工作效率、跟主管與同事的互動有沒有受影響，每個月都要了解，」負責辦公室改造專案的同仁說。主管也是溝通對象，「要跟主管溝通理念、為什麼要做這件事情，在未來職場上可以給他們什麼樣的功能、達到什麼樣目標？」

縮小主管辦公室、把窗戶留給員工，增加同仁互動機會

最後，他們縮小主管辦公室近一半坪數、把空間留給同仁與會議室；也把主管辦公室搬到深處，原本留給主管的窗戶，改為留給員工；主管為了喘口氣，一定會走出辦公室、經過員工座位區，透過環境設計，增加互動機會。

現在的空間中，擁有大量的開放討論區、四處可見的白版，牆面、柱子、會議的門板，都置有白板與白板筆，可隨時書寫與討論，「有時候臨時性討論，不需要借會議室，抓個人就可以討論。」國泰金控數位數據暨科技發展中心同事說。

他們也加強隔音，在仁愛大樓走道 2 側天花板設隔音棉，以及沙發隔間，「同時兼顧開放與隱私 2 種需求」，翁德雁說。

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圖例說明：➊ 取國泰金控的企業標誌，松仁大樓以「中心樹」的概念，設計開放空間，約可容納 200～300 人；➋ 中心樹四周設有投影螢幕與白板，可作為聚會或教育訓練場所；➌ 部分辦公室刻意使用圓桌，與會者更容易參與討論，並安裝可同步連線的視訊設備與收音孔，能即時捕捉說話者的鏡頭與聲音；➍ 增加許多白板與公共討論空間，更便於同仁協作，此為仁愛大樓的公共空間。攝影 / 侯俊偉
 

不必全員天天進公司！混合辦公下，翁少玲：主管能力也要進化

2021 年，因新冠疫情三級警戒，國泰金控順勢推行混合辦公，同仁未必需要天天進辦公室，疫後，各單位依然能按業務性質，選擇天天進辦公室，或者輪流在家辦公，將決定權下放給部門主管與同仁。

「以前一個人一個位置，大家朝九晚五，在主管的眼皮子底下，其實是比較簡單的，」現在，部分單位改成混合辦公，「主管能力也要進化」，翁少玲說。他們也鼓勵主管要增加與員工對話的頻率、擬定明確目標，了解員工的能力發展、職涯想法；透過正式或非正式聚會，增加員工與員工之間的連結感。而混合辦公意想不到的好處在於，以前辦實體講座，容納人數有限，但現在可以實體混合線上，擴及的人數大幅增加。

➎ 設有臥榻，同仁可在臥榻上休憩或飲食；❻ 仁愛大樓改造的重點之一，在於縮小主管空間、把窗邊風景留給同仁，設置高腳椅區，同仁可自由使用。攝影 / 侯俊偉

經過這幾年的努力，國泰金控的組織氣氛也不一樣了，「有次我去別層樓，看到他們在白板上寫得密密麻麻，說實話真的蠻感動的，有達到預期希望的，隨時隨地有任何想法、隨時討論、交流。」負責改造辦公室的同仁說。當主管能信任員工、員工能認同企業，主管就不需要天天盯著員工，職場氣氛也能更彈性。

➐ 為避免聲音嘈雜，設置具有隔間的沙發座位，提供安靜辦公的空間，走道兩側天花板亦裝有吸音棉；➑ 彈性會議室，特別設計為可多人座的形式，可以個人使用、也可用於主管與員工晤談，或不同棟大樓員工來訪時使用；➒ 仁愛大樓採 3 班混合辦公制，將座位數降為原本的 70% 左右，可拉開座位間距、保持開闊；➓ 松仁大樓是數位部門聚集處，不少部門會用高腳桌開站會，加速會議進程。攝影 / 侯俊偉

小檔案｜國泰金控

簡介：2001 年成立，旗下包括人壽、銀行、產險、證券、投信、投顧、創投等子公司。2019 年集團啟動數位轉型計畫，經過員工意見調查，希望從環境、設備、文化等多面向，打造更利於協作、溝通、效率的辦公環境。2020 年起改善各項軟硬體、系統等工具，同年 12 月改裝辦公室，因疫情混合辦公，2021 年後新辦公室陸續完工。

辦公室坪數：松仁大樓約 600 坪、仁愛大樓 2 樓層約 600 坪（簡稱松仁與仁愛）。

座位數：松仁約 210 席、仁愛約 175 席。

員工人數：松仁約 200 人、仁愛約 260 人。

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※本文授權自經理人，原文見此。